Elektronický archiv dokumentů | sX-Space.Archive je univerzální systém pro ukládání elektronických dokumentů, který vám umožňuje automatizovat nejvíce kritické funkce archivní činností a zaručuje bezpečné, kontrolované a spravované ukládání, vyhledávání a používání různých typů dokumentů.

Systém zajišťuje ovládání životního cyklu dokumentu od okamžiku přijetí do konce doby uchovávání v souladu se schválenými pravidly organizace.

Implementace Elektronický archiv dokumentů | sX-Space.Archive zajistí strukturované ukládání dokumentů v elektronické podobě, zminimalizuje náklady na vedení papírového archivu, znemožňuje rizika ztráty, poškození dokumentů a zcela zlepší efektivitu práce s oběhem dokumentů.

Funkční možnosti:

Všeobecné funkce:
  • Registrace dokumentů
  • Vyhledávání případů, svazků, dokumentů, včetně fulltextového vyhledávání (podle obsahu dokumentů)
  • Automatická konverze dokumentů do formátu PDF/A
  • Skenování papírových dokumentů, tisk čárových kódů, import elektronických dokumentů do archivu, včetně dokumentů s digitálním podpisem
  • Podpora pro import a export elektronických dokumentů ve formátu ASiC, který splňuje požadavky EU
  • Audit operací, formování a schvalování aktů ničení, předání případů na jednotky
  • Formování předávacího a přejímacího protokolu
Práce s záležitostmi, svazky, dokumenty
  • Karty případů, svazků, dokumentů, tištěné formy karet
  • Návrhář číslování případů
  • Zpětné sestavení případů, uzavírání případů, práce s případy, provádění přechodných případů
  • Formování a schvalování popisů
Formování a vedení nomenklatury případů
  • Návrhář případů podle struktury a schválených ustanovení o archiválním skladování, formování zobecněné nomenklatury případů, případů strukturálních jednotek
  • Formování na základě nomenklatury předchozích let, odsouhlasení nomenklatury případů
  • Formování tištěné podoby nomenklatury případů
Vydávání a vrácení
  • Podpora papírového archivu, topologie fyzického místa ukládání dokumentů
  • Automatizované procesy pro vydávání a vracení případů/svazků /dokumentů
  • Podpora předávání dokumentů k uložení do externího úložiště/outsourcing ve skladování
Zprávy
  • Kniha registrace příjmů a vyřazení dokumentů
  • Statistická zpráva v rámci jednotek, nomenklatury případů, dodatečné nastavování zpráv, schopnost připojení návrháře zpráv
Vzor/bezpečnostní model
  • Stahování skupinového modelu/vzoru z externích systémů, podpora KEP
  • Кonfigurování matice přístupových práv v kontextu organizační struktury, rolí, nomenklatury případů
  • Podpora elektronického digitálního podpisu (EDS) a kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP)

Výhody systému:

sX-Space.Archive
Rozsáhlé možnosti přizpůsobení: vývoj vlastních procesů, zpráv a formulářů bez programování
sX-Space.Archive
Výkonné integrační schopnosti: díky otevřenému rozhraní API systém SX-Archive může být integrován do všech systémů a portálů, které podporují integrační nástroje, například do systému elektronického oběhu dokumentů, SPAS, občanské kanceláře, petičního systému, externích a interních portálů
sX-Space.Archive
Možnost hostit systém v cloudu nebo na serverech Zákazníka
sX-Space.Archive
Kryptografická ochrana dat, podpora kvalifikovaného elektronického podpisu
Souhlas se shromažďováním, zpracováním a ukládáním vašich osobních údajů a cookies
Údaje se používají pro efektivnější práci s naší webovou stránkou a statistiku používání webové stránky návštěvníky. Informace o použití vašich údajů najdete na stránce «Politika ochrany osobních údajů» a «Cookies»
Kontaktujte nás Kontaktujte nás